Qu’est-ce qu’un événement hybride ? Le guide ultime pour les radiodiffuseurs

Depuis le début de la pandémie, la façon dont les gens assistent aux événements a considérablement évolué. Au début, de nombreux événements en personne ont été annulés ou rapidement transférés en ligne.

Près de deux ans plus tard, les organisateurs d’événements commencent à revenir aux événements en personne. Bien qu’il soit possible de participer en personne, il existe encore des limitations et des restrictions qui empêchent les gens de sortir de chez eux. Heureusement, il est possible d’organiser des événements hybrides.

Dans ce billet, nous allons aborder les tenants et les aboutissants de l’organisation d’événements hybrides en tant que radiodiffuseur.

Nous examinerons ce que sont les événements hybrides et en quoi ils diffèrent des événements en direct. événements en direct. Nous verrons également comment organiser un événement hybride et comment choisir la meilleure plateforme d’événement hybride. plateforme d’événements hybrides en tant que diffuseur.

Table des matières

• Qu’est-ce qu’un événement hybride ?
• La différence entre les événements virtuels et hybrides
• Comment organiser un événement hybride
• Choisir la meilleure plateforme hybride pour les événements
• Avantages des événements hybrides
• Dacast pour la diffusion hybride d’événements
• FAQ
• Réflexions finales
• Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Un événement hybride est un événement ouvert à la participation en personne et à distance. La participation à distance à des événements hybrides est généralement facilitée par diffusion en direct en direct.

Il existe deux types d’événements hybrides :

• Événements hybrides internes : Il s’agit d’événements organisés au sein de l’entreprise et qui relient les employés du monde entier, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas destinés au grand public.
• Événements hybrides externes : Ils sont destinés au grand public ou à des entreprises autres que la vôtre.

Parmi les types d’événements hybrides, on peut citer les conférences concerts des salons professionnels, et réunions publiques.

La différence entre les événements virtuels et hybrides

Les radiodiffuseurs doivent savoir que les événements virtuels et hybrides se recoupent en grande partie, mais il existe une différence majeure entre les deux. Les événements virtuels sont généralement entièrement numériques, tandis que les événements hybrides comprennent à la fois une participation en personne et à distance.

Les événements virtuels sont généralement moins coûteux que les événements hybrides, car ils ne nécessitent pas de lieu spécial ni de fournisseurs supplémentaires, contrairement à la partie en personne d’un événement hybride.

Toutefois, les radiodiffuseurs qui souhaitent organiser un événement qui soit un peu plus pratique et engageant, un événement hybride avec au moins un peu d’interaction en face à face serait une meilleure option.

Comment organiser un événement hybride

L’organisation d’un flux d’événements hybrides nécessite une bonne dose de planification et de préparation.

L’organisation d’un événement hybride en tant que diffuseur nécessite un peu plus de planification et de préparation qu’un événement qui se déroule uniquement en personne ou en ligne. Même si quelques étapes supplémentaires sont nécessaires, l’organisation d’un événement hybride est assez simple.

Passons en revue les étapes à suivre pour donner vie à votre événement hybride.

1. Planifier la partie en personne

Avant de commencer à réfléchir à la diffusion en continu de votre événement hybride, il est important de planifier la partie en personne. Si vous êtes coordinateur d’événements, vous savez déjà comment cela fonctionne. Si vous êtes novice en matière d’organisation d’événements, quelques points essentiels sont à prendre en compte.

Tout d’abord, déterminez la date et le lieu de l’événement. Si vous louez un lieu, veillez à le réserver suffisamment à l’avance. Ensuite, inscrivez tous les participants, qu’il s’agisse d’animateurs, de panélistes ou d’orateurs.

Engagez tous les fournisseurs nécessaires et assurez-vous d’obtenir tous les permis requis. Déterminez la capacité de votre salle et calculez le prix des billets pour réaliser le bénéfice souhaité. Vous devrez également choisir une plateforme de vente de billets.

Tout au long de ce processus, documentez tout. Gardez une trace de qui est responsable de quoi, combien les choses coûtent, et comment chaque personne essentielle peut être contactée. Veillez à disposer d’options de secours pour chaque pièce mobile.

2. Planifier la partie virtuelle

Une fois que vous avez planifié la partie en personne de votre événement hybride, il est temps de planifier la partie virtuelle en tant que diffuseur. C’est assez facile puisque vous avez déjà réglé les principaux détails.

Déterminer le nombre de participants virtuels que vous prévoyez d’accueillir et le prix d’entrée que vous leur demanderez. Réfléchissez également à la manière dont vous distribuerez aux participants les informations relatives au flux, telles que les liens vers le flux et les identifiants de connexion.

Planifiez la disposition de votre installation de diffusion en continu. Réfléchissez au nombre de caméras dont vous avez besoin et à l’endroit où vous les placerez dans votre salle. En tant que diffuseur, pensez également à l’éclairage et aux installations audio.

3. Investir dans des équipements et des outils

La diffusion d’un événement hybride nécessite l’utilisation d’équipements de capture, tels que des caméras et des microphones. Selon l’ampleur de votre événement, vos besoins en matière de caméras peuvent aller d’une simple webcam à un caméscope professionnel.

Les besoins en équipement audio dépendent de la nature de votre événement. Des microphones à main peuvent suffire, ou des micros-cravates peuvent être une meilleure option. D’autres installations de capture audio qui captent le son d’un groupe de personnes pourraient être plus appropriées, et cette installation pourrait éventuellement être intégrée à votre lieu de réunion.

Outre l’équipement de capture, vous aurez besoin d’un encodeur. Il s’agit d’un outil qui convertit vos fichiers vidéo de RAW à numérique. Vous avez le choix entre des encodeurs matériels ou logiciels.

Vous pouvez trouver plus d’informations sur le l’équipement nécessaire pour la diffusion en direct dans notre guide dédié.

4. Choisir une plateforme de vidéo en ligne

Une plateforme vidéo en ligne de qualité professionnelle est essentielle pour diffuser la partie virtuelle de votre événement hybride. Il s’agit du logiciel de diffusion vidéo que vous utiliserez pour héberger, gérer et diffuser vos flux en tant que diffuseur.

Nous examinerons plus en détail les caractéristiques à rechercher lors du choix de la meilleure plateforme de vidéo virtuelle pour l’organisation de votre événement hybride dans la suite de cet article.

Il existe de nombreuses pour héberger votre événement votre événement hybride. Consultez nos plateformes de diffusion en direct pour découvrir quelques-unes des meilleures options.

5. Configuration de la diffusion en continu

Il est maintenant temps de tout mettre en place pour votre flux. Vous devrez installer votre équipement dans votre salle et connecter toutes vos sources à votre plateforme vidéo en ligne.

Outre la configuration de votre logiciel de streaming et de l’équipement, vous devrez désigner une personne pour gérer le flux. Si vous n’avez pas dans votre équipe des personnes capables de vous aider, vous devrez peut-être engager des personnes pour faire fonctionner vos caméras, produire le flux et le surveiller.

Consultez notre guide ultime sur la configuration de la diffusion en continu pour plus d’informations sur cette étape.

6. Faire un essai

Veillez à réserver du temps pour effectuer un test avant de lancer votre flux, afin de pouvoir corriger les éventuels problèmes de configuration avant de commencer à diffuser. Parcourez l’ensemble de votre flux au moins une fois.

S’il existe un maillon particulièrement faible, tel qu’une batterie qui meurt rapidement ou un câble qui pourrait être facilement déplacé, il faut s’en occuper. Disposer de batteries ou d’équipements de secours pouvant être facilement déployés en cas de défaillance de l’équipe de départ.

Il est également conseillé de tester votre connexion internet. Une bonne vitesse vitesse de téléchargement pour la diffusion en continu est le double de la bande passante que vous avez l’intention d’utiliser. En général, une vitesse de téléchargement comprise entre 672 kbps et 61,5 Mbps est suffisante.

Vous pouvez tester votre internet en tapant sur Google “test de vitesse internet” et en cliquant sur le bouton “TEST DE VITESSE” dans le premier résultat.

7. Démarrer la diffusion en continu

Une fois que vous avez confirmé que votre installation fonctionne comme prévu, il est temps de commencer la diffusion en continu. Sur la plupart des plateformes, il suffit de cliquer sur le bouton “Start Streaming”.

En fonction de la nature de votre événement, vous souhaiterez peut-être commencer votre flux un peu avant le début de l’événement afin de vous assurer que tous les participants sont installés et prêts à partir dès que vous commencez votre présentation ou votre spectacle. Certaines plateformes vidéo en ligne vous permettent d’ajouter une “salle d’attente” ou d’afficher un compte à rebours.

Choisir la meilleure plateforme hybride pour les événements

Comme nous l’avons vu, il est très important de choisir la bonne plateforme de vidéo en ligne pour héberger votre événement hybride. Vous devez en choisir un qui réponde à vos besoins spécifiques et vous aide à atteindre vos objectifs en matière de streaming.

Bien que certaines fonctions soient plus importantes pour certains diffuseurs que pour d’autres, la plupart des diffuseurs d’événements hybrides trouveront certaines fonctions de diffusion en continu utiles. Cela dit, voici quelques caractéristiques à prendre en compte lorsque vous choisissez la meilleure plateforme d’événements hybrides pour votre flux.

Monétisation

De nombreux coordinateurs d’événements vendent des billets pour leurs événements, et les événements hybrides ne sont pas différents. Si vous prévoyez de faire payer l’entrée à votre événement hybride, les outils de monétisation sont absolument essentiels.

Les trois principaux types de monétisation des vidéos sont les publicités, les abonnements et le paiement à la séance. Lorsqu’il s’agit de monétiser votre flux d’événements hybrides, le paiement à la séance, parfois appelé “vidéo transactionnelle à la demande” ou “TVOD”, est la meilleure solution.

Toutes les plates-formes de vidéo en ligne ne prennent pas en charge toutes les méthodes de monétisation ; veillez donc à rechercher une prise en charge dédiée au paiement à la séance.

Streaming en marque blanche

Diffusion en marque blanche et la personnalisation de la marque sont très importantes pour le streaming au niveau professionnel. Le choix d’une solution de diffusion en continu dotée de ces fonctionnalités vous permet d’éliminer les publicités et les marques de tiers, ce qui contribue à créer une expérience de visionnage sans distraction.

Veillez également à ce que la solution de diffusion en continu que vous avez choisie prenne en charge la personnalisation de la marque. Vous devez pouvoir personnaliser votre lecteur vidéo en fonction de votre public et de votre marque.

Vie privée et sécurité

Streaming sécurisé est essentiel pour les diffusions professionnelles, en particulier lorsque vous organisez un événement important. Il est important de choisir une plateforme capable d’assurer une diffusion en continu sécurisée.

Parmi les outils de protection de la vie privée et de sécurité à surveiller, citons la protection par mot de passe, le cryptage DRM, les restrictions géographiques et les restrictions de domaine.

Assistance à la clientèle 24 heures sur 24, 7 jours sur 7

La diffusion en direct est un processus hautement technique et il arrive que les choses tournent mal. C’est pourquoi il est important de choisir une solution de diffusion en continu qui comprend un service d’assistance à la clientèle 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Recherchez une plateforme qui offre une assistance 24 heures sur 24 par l’intermédiaire d’un représentant en direct. Une documentation complète et facilement accessible est également un atout.

Rentabilité

Le coût de l’organisation d’un événement hybride peut s’élever rapidement si l’on n’y prend pas garde. En effet, la bande passante peut être chère et l’accès aux fonctionnalités dont vous avez besoin peut avoir un coût supplémentaire.

Optez pour une plateforme de streaming vidéo qui est transparente en ce qui concerne les prix et les frais afin que vous sachiez exactement combien cela va vous coûter avant de commencer à diffuser.

Avantages des événements hybrides

Voici quelques-uns des avantages que vous tirerez de l’organisation d’événements hybrides.

Une meilleure fréquentation et une plus grande portée

En donnant à votre public la possibilité de participer en personne ou virtuellement, vous attirez un public plus large et obtenez une plus grande participation. Un événement hybride permet d’abaisser la barrière d’entrée pour différents groupes démographiques.

Un engagement accru

Les événements hybrides offrent à votre public plus de possibilités de s’impliquer dans votre événement. La composante virtuelle augmente votre taux d’engagement. En effet, votre public peut aimer, commenter, partager, participer à des sondages et bien plus encore.

De meilleures opportunités de parrainage

En raison de l’augmentation de la portée et des taux d’engagement, les sponsors sont plus susceptibles d’être intéressés par des événements hybrides que par n’importe quel autre type d’événement. Ils peuvent également parrainer d’autres éléments, par exemple des retransmissions en direct (livestreams) et des applications pour des événements.

Des informations précieuses

Avec un événement hybride, vous pouvez suivre davantage de paramètres et obtenir des informations utiles. Par exemple, en plus de savoir combien de personnes ont participé à votre événement, vous pouvez également suivre leur engagement, le moment où elles ont abandonné l’événement, etc.

Plus de flexibilité

La flexibilité permet à votre public et à vous-même de vous adapter à des circonstances imprévisibles, telles que des interruptions de voyage, etc.

Dacast pour la diffusion hybride d’événements

Dacast offre toutes les fonctionnalités dont les coordinateurs d’événements ont besoin pour organiser leur événement hybride, le tout à un prix compétitif. Lorsque vous diffusez avec Dacast, vous avez accès à une grande variété d’outils de diffusion puissants et à un support de diffusion en continu de classe mondiale.

Mas Imagen, une société de production audiovisuelle basée au Mexique, utilise Dacast pour organiser des événements hybrides dans toute l’Amérique latine. Cette société a essayé plusieurs autres solutions de diffusion en direct pour héberger et diffuser ses flux d’événements hybrides, mais Dacast a été la solution la plus utile qu’elle ait rencontrée.

Ce que Mas Imagen a apprécié chez Dacast, c’est que nous lui avons fourni le niveau de soutien dont elle avait besoin pour organiser des événements hybrides et virtuels en toute confiance. Dacast fournit une assistance en direct par l’intermédiaire d’une équipe locale. Cela signifie que les radiodiffuseurs ont accès à un représentant qui connaît le paysage local de la diffusion en continu et qui parle la langue locale.

FAQ

1. Quelle est la différence entre les événements virtuels et hybrides ?

Les événements virtuels sont ceux qui se déroulent entièrement en ligne et sont hébergés sur des plateformes de diffusion. Ils conviennent à des publics éloignés et dispersés. À l’inverse, un format d’événement hybride comporte à la fois un aspect en personne et un aspect virtuel, et des publics locaux peuvent y participer. En tant que radiodiffuseur, vous pouvez accueillir les deux.

2. Quel est l’objectif d’un événement hybride ?

L’objectif d’un événement hybride est de donner à chacun la possibilité de participer à l’événement à sa convenance. Ceux qui préfèrent le faire en personne peuvent se rendre sur place, tandis que ceux qui ne peuvent pas assister à l’événement pour quelque raison que ce soit ont la possibilité de participer virtuellement.

3. Quels sont les éléments à prendre en compte dans le cadre d’un événement hybride ?

Voici quelques points à prendre en compte avant d’organiser votre événement hybride en tant que radiodiffuseur si vous voulez qu’il soit couronné de succès :

• Traitez de la même manière les participants en direct et les participants virtuels.
• Choisissez une plateforme d’événements virtuels qui permet à votre public virtuel de s’engager pleinement.
• Alignez votre matériel en ligne et sur place, comme les graphiques, pour qu’il soit cohérent.
• Choisissez une plateforme d’événements facile à utiliser pour votre équipe et votre public virtuel.
• Préparez une assistance technique et en direct avant l’événement.

4. Quels sont les éléments des événements hybrides ?

Voici quelques éléments essentiels qui feront de votre événement hybride une réussite :

• Une bonne plateforme de diffusion vidéo
• Un contenu attrayant
• Processus d’enregistrement transparent
• Un outil de planification des réunions
• Marketing

5. Comment créer un événement hybride ?

Voici les étapes à suivre pour organiser un événement hybride en tant que diffuseur :

• Planifier la partie en personne
• Planifier la partie virtuelle
• Investir dans des équipements et des outils
• Choisir une plateforme de diffusion vidéo en ligne
• Configurez votre système de diffusion en continu
• Faire un essai
• Démarrer le streaming

Réflexions finales

L’organisation d’événements hybrides est un excellent moyen d’élargir votre champ d’action. Ce type d’événement vous permet de répondre aux besoins d’un public local et éloigné. Il est très utile de comprendre les tenants et les aboutissants des événements hybrides, car ils peuvent être utilisés dans de nombreux cas, dans des secteurs d’activité variés.

Bien que l’organisation d’un événement hybride nécessite un peu plus de planification et de préparation qu’un événement uniquement virtuel ou en personne, les résultats peuvent certainement en valoir la peine.

Si vous êtes à la recherche d’une plateforme pour héberger vos événements hybrides, ne cherchez plus. La solution de diffusion d’événements en direct de Dacast est l’outil dont vous avez besoin pour atteindre un public au-delà de votre salle.

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