O que é um evento híbrido? O guia definitivo para emissoras

Desde o início da pandemia, verificou-se uma mudança significativa na forma como as pessoas participam nos eventos. No início, muitos eventos presenciais foram cancelados ou rapidamente transferidos para a Internet.

Quase dois anos depois, os organizadores de eventos estão a começar a voltar aos eventos presenciais. Embora seja possível participar presencialmente, existem ainda algumas limitações e restrições que mantêm as pessoas em casa. Felizmente, os eventos híbridos são uma opção.

Nesta publicação, vamos discutir os prós e contras de acolher eventos híbridos como emissora.

Iremos discutir o que são eventos híbridos e como diferem dos eventos em direto. Também falaremos sobre como organizar um evento híbrido e como escolher a melhor plataforma de eventos híbridos como emissor.

Índice

• O que é um evento híbrido?
• A diferença entre eventos virtuais e híbridos
• Como organizar um evento híbrido
• Escolher a melhor plataforma de eventos híbridos
• Vantagens dos eventos híbridos
• Dacast para transmissão de eventos híbridos
• Perguntas frequentes
• Considerações finais
• O que é um evento híbrido?

Um evento híbrido é um evento que está aberto à participação presencial e remota. A participação à distância em eventos híbridos é normalmente facilitada através de transmissão em direto em direto.

Existem dois tipos de eventos híbridos:

• Eventos híbridos internos: Trata-se de eventos realizados dentro da empresa e que ligam os empregados a nível mundial, ou seja, não se destinam ao público em geral.
• Eventos híbridos externos: Destinam-se ao público em geral ou a outras empresas que não a sua.

Alguns tipos de eventos híbridos podem incluir conferências, concertos feiras comerciais e reuniões de câmara.

A diferença entre eventos virtuais e híbridos

Há muitas sobreposições entre os eventos virtuais e híbridos que os organismos de radiodifusão devem conhecer, no entanto, há uma grande diferença entre os dois. Os eventos virtuais são normalmente inteiramente digitais, ao passo que os eventos híbridos incluem a participação presencial e remota.

Os eventos virtuais são normalmente menos dispendiosos do que os eventos híbridos, uma vez que não requerem um local especial ou fornecedores adicionais que a parte presencial de um evento híbrido exigiria.

No entanto, os organismos de rad iodifusão que pretendam organizar um evento que seja um pouco mais prático e envolvente, um evento híbrido com, pelo menos, alguma interação cara a cara seria uma melhor opção.

Como organizar um evento híbrido

A organização de um fluxo de eventos híbridos requer um pouco de planeamento e preparação.

Organizar um evento híbrido como radiodifusor exige um pouco mais de planeamento e preparação do que um evento que seja apenas presencial ou apenas em linha. Mesmo com alguns passos adicionais envolvidos, organizar um evento híbrido é bastante simples.

Vejamos os passos a seguir para dar vida ao seu evento híbrido.

1. Planear a parte presencial

Antes de começar a pensar na transmissão do seu evento híbrido, é importante planear a parte presencial. Se é um coordenador de eventos, já sabe como isto funciona. Se é novo no planeamento de eventos, há alguns aspectos importantes a ter em conta.

Em primeiro lugar, descubra quando e onde se realizará o evento. Se alugar um local, certifique-se de que reserva o espaço com antecedência suficiente. Em seguida, fixe todos os participantes, sejam eles animadores, painelistas ou oradores.

Contrate todos os fornecedores necessários e certifique-se de que obtém todas as autorizações necessárias. Determine a capacidade do seu local e descubra quanto precisa de cobrar pelos bilhetes para obter o lucro desejado. Terá também de escolher uma plataforma de venda de bilhetes.

Enquanto navega neste processo, documente tudo. Saiba quem é responsável por quê, quanto custam as coisas e como pode contactar cada pessoa essencial. Certifique-se de que tem opções de reserva para cada peça móvel.

2. Planear a parte virtual

Depois de ter planeado a parte presencial do seu evento híbrido, é altura de planear a parte virtual como emissor. Isto é bastante fácil, uma vez que já tem os pormenores principais definidos.

Determinar o número de participantes virtuais planeia receber e quanto lhes vai cobrar pela “entrada”. Além disso, descubra como irá distribuir informações sobre a transmissão, tais como ligações para a transmissão e credenciais de início de sessão, aos participantes.

Planeie a disposição da sua configuração de transmissão. Pense em quantas câmaras precisa e onde as vai colocar no local. Como radialista, considere também as configurações de iluminação e áudio.

3. Investir em equipamentos e ferramentas

A transmissão de um evento híbrido requer o apoio de equipamento de captação, como câmaras e microfones. Dependendo da dimensão do evento, as necessidades em termos de câmara podem ir de uma webcam básica a uma câmara de vídeo profissional.

No que diz respeito às necessidades de equipamento áudio, tal dependerá da natureza do seu evento. Os microfones de mão podem ser suficientes, ou os microfones de lapela podem ser uma melhor opção. Outras configurações de captação de áudio que capturam o som de um grupo de pessoas podem ser mais adequadas, e esta configuração pode potencialmente ser integrada no seu local.

Para além do equipamento de captura, é necessário um codificador. Esta é uma ferramenta que converte os seus ficheiros de vídeo de RAW para digital. Pode escolher entre codificadores de hardware ou software.

Pode encontrar mais informações sobre o equipamento necessário para a transmissão em direto no nosso guia específico.

4. Escolher uma plataforma de vídeo em linha

Uma plataforma de vídeo online de nível profissional é essencial para transmitir a parte virtual do seu evento híbrido. Este é o software de transmissão de vídeo que irá utilizar para alojar, gerir e transmitir as suas transmissões como emissor.

Mais adiante neste artigo, falaremos com mais pormenor sobre as características a procurar ao escolher a melhor plataforma de vídeo virtual para organizar o seu evento híbrido.

Existem muitas plataformas plataformas para acolher o seu evento híbrido. Veja as nossas plataformas de transmissão em direto para explorar algumas das principais opções.

5. Configurar a instalação de transmissão em fluxo

Agora é altura de preparar tudo para o seu fluxo. Terá de instalar o seu equipamento no local e ligar todas as suas fontes à sua plataforma de vídeo online.

Para além de configurar o seu software de transmissão e o equipamento, é necessário nomear alguém para operar a transmissão. Se não tiver pessoas na sua equipa que possam ajudar nesta tarefa, poderá ter de contratar pessoas para operar as câmaras, produzir o fluxo e monitorizar o fluxo.

Consulte o nosso guia definitivo para a configuração do streaming para obter mais informações sobre este passo.

6. Fazer um teste de funcionamento

Certifique-se de que reserva algum tempo para efetuar um teste antes de iniciar a transmissão, para que possa detetar quaisquer problemas na sua configuração antes de ir para o ar. Percorra todo o seu fluxo pelo menos uma vez.

Se houver um elo particularmente fraco, como uma bateria que se esgota rapidamente ou um cabo que pode ser facilmente deslocado, trate-o. Tenha à mão baterias de reserva ou equipamento que possa ser facilmente acionado se a “linha de partida” falhar.

É também uma boa ideia testar a sua ligação à Internet. Uma boa velocidade de carregamento para streaming é o dobro da largura de banda que pretende utilizar. Normalmente, uma velocidade de carregamento de 672 kbps a 61,5 Mbps é suficiente.

Pode testar a sua Internet pesquisando no Google “internet speed test” (teste de velocidade da Internet) e clicando no botão “RUN SPEED TEST” (executar teste de velocidade) no primeiro resultado.

7. Iniciar a transmissão em fluxo contínuo

Depois de ter confirmado que a sua configuração está a funcionar como planeado, é altura de começar a transmitir. Na maioria das plataformas, isto é tão fácil como clicar no botão “Start Streaming” (Iniciar transmissão).

Dependendo da natureza do seu evento, poderá querer começar a sua transmissão um pouco antes do início do evento, de modo a garantir que todos os participantes estão instalados e prontos para começar assim que começar a apresentar ou a atuar. Algumas plataformas de vídeo em linha permitem-lhe adicionar uma “sala de espera” ou apresentar uma contagem decrescente.

Escolher a melhor plataforma de eventos híbridos

Como já referimos, é muito importante escolher a plataforma de vídeo em linha correcta para acolher o seu evento híbrido. Deve escolher um que satisfaça as suas necessidades específicas e o ajude a atingir os seus objectivos de transmissão.

Embora algumas funcionalidades sejam mais importantes para determinados organismos de radiodifusão do que para outros, existem algumas funcionalidades de transmissão que a maioria dos organismos de transmissão de eventos híbridos considerará úteis. Dito isto, eis algumas características que deve ter em conta ao escolher a melhor plataforma de eventos híbridos para a sua transmissão.

Monetização

Muitos coordenadores de eventos vendem bilhetes para os seus eventos, e os eventos híbridos não são diferentes. Se está a planear cobrar pela entrada no seu evento híbrido, monetização de vídeo são absolutamente essenciais.

Os três principais tipos de monetização de vídeo são os anúncios, as subscrições e o pagamento por visualização. Quando se trata de rentabilizar a transmissão de eventos híbridos, o pagamento por visualização, por vezes designado por “vídeo transacional a pedido” ou “TVOD”, é a melhor forma de o fazer.

Nem todas as plataformas de vídeo em linha estão equipadas com suporte para todos os métodos de monetização, por isso, certifique-se de que procura um suporte dedicado ao pagamento por visualização.

Streaming de marca branca

Streaming de marca branca e a personalização da marca são muito importantes para o streaming a nível profissional. A escolha de uma solução de transmissão em fluxo contínuo com estas características permite-lhe eliminar anúncios e marcas de terceiros, o que ajuda a criar uma experiência de visualização sem distracções.

Além disso, certifique-se de que a solução de transmissão escolhida suporta a personalização da marca. Pretende poder personalizar o seu leitor de vídeo para se adequar ao seu público e refletir a sua marca.

Privacidade e segurança

Fluxo seguro é essencial para transmissões profissionais, especialmente quando se está a organizar um evento importante. É importante escolher uma plataforma que seja capaz de assegurar a transmissão em fluxo contínuo.

Algumas ferramentas de privacidade e segurança a ter em conta incluem a proteção por palavra-passe, a encriptação DRM, as restrições geográficas e as restrições de domínio.

Apoio ao cliente 24/7

A transmissão em direto é um processo altamente técnico e, por vezes, as coisas correm mal. É por isso que é importante escolher uma solução de transmissão em fluxo contínuo que inclua apoio ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Procure uma plataforma que ofereça apoio permanente de um representante ao vivo. Uma documentação exaustiva e facilmente acessível é também uma vantagem.

Rentável

O custo de organizar um evento híbrido pode aumentar rapidamente se não tiver cuidado. Isto porque a largura de banda pode ser cara e o acesso às funcionalidades de que necessita pode ter um custo adicional.

Opte por uma plataforma de streaming de vídeo que seja transparente sobre preços e taxas para que saiba exatamente quanto vai custar antes de começar a transmitir.

Vantagens dos eventos híbridos

Eis algumas das vantagens de organizar eventos híbridos.

Maior assiduidade e maior alcance

Ao dar ao seu público a flexibilidade de participar pessoalmente ou virtualmente, atrai um público mais vasto e obtém uma maior participação. Um evento híbrido reduz a barreira de entrada para diferentes grupos demográficos.

Maior envolvimento

Os eventos híbridos proporcionam ao seu público mais formas de interagir com o seu evento. A componente virtual aumenta as suas taxas de envolvimento. Isto porque o seu público pode gostar, comentar, partilhar, participar em sondagens e muito mais.

Melhores oportunidades de patrocínio

Devido ao maior alcance e às taxas de envolvimento, é mais provável que os patrocinadores se interessem por eventos híbridos do que por quaisquer outros. Há também mais itens que podem ser patrocinados, por exemplo, transmissões em direto e aplicações para eventos.

Percepções valiosas

Com um evento híbrido, é possível acompanhar mais métricas e obter informações úteis. Por exemplo, para além de saber quantas pessoas participaram no seu evento, também pode acompanhar o seu envolvimento, quando abandonaram o evento, etc.

Mais flexibilidade

A flexibilidade dá ao seu público e a si a possibilidade de se adaptarem a circunstâncias imprevisíveis, como interrupções de viagem, etc.

Dacast para transmissão de eventos híbridos

A Dacast oferece todas as funcionalidades de que os coordenadores de eventos necessitam para organizar o seu evento híbrido, tudo a um preço competitivo. Quando transmite com o Dacast, pode desfrutar de acesso a uma grande variedade de poderosas ferramentas de transmissão e suporte de transmissão de classe mundial.

A Mas Imagen, uma empresa de produção audiovisual sediada no México, utiliza o Dacast para organizar eventos híbridos em toda a América Latina. Esta empresa experimentou várias outras soluções de transmissão em direto para alojar e transmitir os seus eventos híbridos, mas a Dacast foi a mais útil que encontraram.

O que a Mas Imagen gostou na Dacast foi o facto de fornecermos o nível de apoio de que necessitavam para organizar eventos híbridos e virtuais com confiança. A Dacast fornece apoio ao vivo através de uma equipa local na sua região. Isto significa que os organismos de radiodifusão têm acesso a um representante que conhece bem o panorama local do streaming e fala a língua local.

Perguntas frequentes

1. Qual é a diferença entre eventos virtuais e híbridos?

Os eventos virtuais são aqueles que se realizam inteiramente em linha e são acolhidos em plataformas de difusão. São adequados para audiências distantes e dispersas por vários locais. Por outro lado, um formato de evento híbrido tem uma vertente presencial e outra virtual e pode contar com a participação de públicos locais. Como radiodifusor, pode acolher ambos.

2. Qual é o objetivo de um evento híbrido?

O objetivo de um evento híbrido é dar a cada um a oportunidade de participar no evento quando lhe for mais conveniente. Aqueles que preferem fazê-lo pessoalmente podem deslocar-se ao local, enquanto aqueles que não podem participar no evento por qualquer razão têm a flexibilidade de participar virtualmente.

3. O que devo ter em conta num evento híbrido?

Eis alguns pontos a ter em conta antes de organizar o seu evento híbrido como radiodifusor, se quiser que seja bem sucedido:

• Trate os participantes presenciais e virtuais da mesma forma.
• Escolha uma plataforma de eventos virtuais que permita a participação total do seu público virtual.
• Alinhe o seu material em linha e no local, como gráficos, para ser consistente.
• Escolha uma plataforma de eventos que seja fácil de utilizar tanto pela sua equipa como pelo público virtual.
• Ter o apoio técnico e em direto pronto antes do evento.

4. Quais são os elementos dos eventos híbridos?

Eis alguns elementos essenciais que contribuirão para o êxito de um evento híbrido:

• Uma boa plataforma de transmissão de vídeo
• Conteúdo envolvente
• Processo de registo sem problemas
• Uma ferramenta de agendamento de reuniões
• Marketing

5. Como é que se faz um evento híbrido?

Eis os passos a seguir para organizar um evento híbrido como organismo de radiodifusão:

• Planear a parte presencial
• Planear a parte virtual
• Investir em equipamento e ferramentas
• Escolha uma plataforma de transmissão de vídeo em linha
• Configurar a sua instalação de streaming
• Fazer um teste
• Iniciar o streaming

Considerações finais

Organizar eventos híbridos é uma óptima forma de expandir o seu alcance. Este tipo de evento permite-lhe responder às necessidades de um público local e remoto. Compreender os meandros dos eventos híbridos é bastante valioso, uma vez que podem ser utilizados para muitos casos de utilização numa variedade de sectores.

Embora a organização de um evento híbrido exija um pouco mais de planeamento e preparação do que um evento exclusivamente virtual ou exclusivamente presencial, os resultados podem valer a pena o esforço extra.

Se está à procura de uma plataforma para acolher os seus eventos híbridos, não procure mais. A solução de transmissão de eventos em direto da Dacast é a ferramenta de que necessita para alcançar uma audiência para além do seu local.

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